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Lo smart working, anche definito lavoro agile, rappresenta ormai una realtà ben consolidata nel panorama nazionale e internazionale e, a più livelli, sta condizionando le dinamiche non solo lavorative ma dell’intera società, mettendo in atto dei ripensamenti su come cambiamenti culturali o di natura emergenziale (come la pandemia) siano in grado di mutare profondamente le nostre abitudini di vita.

All’interno delle Pubbliche Amministrazioni, nelle aziende private e nelle web agencies, l’introduzione dello smart working ha indotto radicali cambiamenti organizzativi nella gestione del lavoro, dando vita a nuovi modelli di attuazione e condivisione delle idee.

Vediamo dunque nello specifico cos’è lo smart working, come viene realizzato nelle web agencies e dei suggerimenti utili per poterlo gestire al meglio.

Che cos’è lo Smart Working

Lo smart working, come anticipato, consiste in un modello organizzativo di lavoro gestibile da remoto, differente dal lavoro concepito in modalità tradizionale e assai avallato dal Governo Italiano durante le ultime crisi pandemiche, per sostenere il pieno operato dell’economia e degli apparati burocratici statali.

Proprio in accordo con le direttive emanate dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, lo smart working è stato definito alla stregua di una particolare modalità di lavoro subordinato, in virtù del quale i classici orari e i vincoli spaziali stabiliti dal lavoro tradizionale scompaiono, per lasciar posto a una nuova organizzazione definita per fasi, cicli ed obiettivi; in questo modo, il lavoro viene ripensato in maniera intelligente per permettere al lavoratore di conciliare vita privata e attività lavorativa, caratteristica che va sicuramente ad aumentare la produttività. 

smart working in web agency

Lo Smart Working nelle Web Agency

Le web agencies sono delle agenzie di recente caratterizzazione, che perseguono il fine di permettere al cliente di rilanciare la propria attività o immagine sul web, risaltandone i valori desiderati e progettando su misura un sito internet o una campagna di social media marketing.

Al pari di altre aziende giovani e dinamiche, anche le web agencies hanno dovuto adattarsi allo smart working, sviluppando alcune soluzioni per costituire un rapporto di lavoro efficace non solo verso i clienti ma anche tra i membri dello stesso team, essendo il lavoro di web agency svolto prevalentemente in staff.

Alcune soluzioni adottate per lo smart working nelle web agencies sono:

  • Creazione di un calendario condiviso

Utilizzando applicazioni o programmi appositi come Google Calendar, è possibile fissare degli appuntamenti o dei meeting semplicemente fornendo il link necessario alle persone da invitare; eventuali aggiornamenti o modifiche sulle attività o sull’orario sono poi tempestivamente trasmesse ai devices di tutti gli invitati al meeting o alla riunione.

  • Call condivisa

La call condivisa non è tanto dissimile dalle classiche riunioni di aggiornamento dello staff che possono tenersi anche fisicamente: tuttavia, in questo caso è possibile registrare la discussione in maniera tale da consentire la visione e l’ascolto dei momenti salienti quando si preferisce.

In genere, nella call di gruppo vengono prima proposti gli argomenti di cui discutere, successivamente ciascun membro aggiunge qualcosa a riguardo relativamente al suo settore di competenza e, infine, ciascun membro può effettuare delle domande, prima di ricevere l’assegnazione del proprio compito, che anticipa lo scioglimento della riunione.

  • Assistenza ai clienti da remoto

La parte di Customer Care è fondamentale per un’agenzia di web marketing degna di questo nome e, per tale ragione, i rapporti con il cliente devono sempre essere mantenuti stabili e costanti, usufruendo di particolari applicazioni mobile oppure utilizzando programmi come Calendly o Freshdesk.

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Come gestire lo Smart Working

Sebbene, come anticipato, lo smart working costituisca una modalità di lavoro più libera e svincolata da spazi fisici e orari restrittivi, è altrettanto vero che risulta più complesso gestire delle persone e delle risorse che godono di flessibilità personali e libertà di orario.

Per questa ragione, è di primaria importanza la corretta governance di tutti gli aspetti dello smart working, cercando di calibrare gli obiettivi da raggiungere in base alle esigenze dello staff e, cosa più importante, cercando di portare un clima di fiducia interpersonale che stimoli produttività e sana competizione all’interno dello staff di lavoro.

Sicuramente, per gestire al meglio le risorse nello smart working, appare rilevante utilizzare in maniera ponderata e idonea gli strumenti a disposizione, asservendo la tecnologia al miglioramento della comunicazione e, in secondo luogo, oltre a gestire in maniera opportuna i carichi di lavoro, è necessario saper delegare le mansioni in base alle propensioni dei vari membri che compongono il team di lavoro.

Le principali piattaforme disponibili per lo Smart Working

Le piattaforme più in voga per lo smart working sono:

  • Cisco Webex Meetings, nella quale è possibile condividere, durante la riunione, ciascun tipo di file desiderato, permettendone interazione e commenti;

 

  • Microsoft Teams, il software Teams di Microsoft combina la possibilità di effettuare una videoconferenza a tutte le soluzioni integrate di Office 365;

 

  • Skype, il classico programma di Microsoft che permette, tra le altre cose, di creare dei canali dedicati per flusso di lavoro;

 

  • Trello, uno dei più importanti software gestionali, in cui si delega a ogni partecipante una lista di task da compiere che può anche essere scambiata con altri utenti.

Indicazioni per migliorare il lavoro con lo Smart Working

Le indicazioni generali per implementare al meglio lo smart working mantenendo alta la produttività consistono soprattutto nell’organizzare e pianificare per bene il lavoro delegando quando vi sia necessità, nel coltivare la fiducia tra i membri che compongono il team, nel lavorare in blocchi dando spazio alla flessibilità e alle pause di lavoro, nell’evitare distrazioni e perdite di tempo e, infine, di aggiornarsi costantemente sulle attrezzature e sui programmi più evoluti sul piano della tecnologia e del fine di lavoro perseguito.

 

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